Teilnehmende in Gruppen verwalten
Teilnehmende Personen in Gruppen registrieren
Registrieren Sie die teilnehmenden Personen in Ihre Gruppen, damit sie die Kurse zum gewünschten Termin belegen können.
Voraussetzungen
- Sie sollten Gruppen angelegt haben.
- Sie sollten über freie Trainingsplätze oder bereits existierende Teilnehmende oder über Credits verfügen.
Schritte
- Loggen Sie sich im Admin ein.
- Klicken Sie auf den Reiter „Registrierung“ in der Gruppe, in der Sie die teilnehmenden Personen registrieren möchten.
- Klicken Sie auf die gewünschte Registrierungsoption:
- Teilnehmer einladen
- Existierende Teilnehmer auswählen
- Teilnehmerliste hochladen
- Teilnehmer hinzufügen
- CSV hochladen
- Folgen Sie den Anweisungen für die gewählte Option.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Sobald Sie sie registriert haben, können Sie unter dem Reiter „Registrierung“ die Liste aktualisieren und auf Vollständigkeit prüfen.
| ℹ️ Hinweis: Teilnehmende, die direkt in einer Gruppe angemeldet sind (nicht existierende Teilnehmende), erhalten erst am Tag des Gruppenstarts eine Benachrichtigung. Wenn die Gruppe zum Zeitpunkt der Registrierung bereits begonnen hat, wird die Mitteilung über den Gruppenstart umgehend verschickt. |
Registrierung einzelner Teilnehmende in eine Gruppe
Im Admin können Sie einzelne Teilnehmende zu einer Gruppe hinzufügen.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf den Reiter „Gruppen“ im linken Seitenmenü des Admin.
- Klicken Sie auf die entsprechende Gruppe.
- Wählen Sie den Reiter „Registrierung“.
- Klicken Sie auf „Teilnehmer hinzufügen“.
- Klicken Sie auf die Option „Teilnehmer hinzufügen“.
- Geben Sie die Daten der betreffenden Person ein (die E-Mail ist ein Pflichtfeld für die Registrierung).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
| ℹ️ Hinweis: Teilnehmende, die direkt in einer Gruppe angemeldet sind (nicht existierende Teilnehmende), erhalten erst am Tag des Gruppenstarts eine Benachrichtigung. Wenn die Gruppe zum Zeitpunkt der Registrierung bereits begonnen hat, wird die Mitteilung über den Gruppenstart umgehend verschickt. |
Registrierung existierender Teilnehmende in eine Gruppe
Im Admin können Sie existierende Teilnehmende zu einer Gruppe hinzufügen.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf den Reiter „Gruppen“ im linken Seitenmenü des Admin.
- Klicken Sie auf die entsprechende Gruppe.
- Wählen Sie den Reiter „Registrierung“.
- Klicken Sie auf „Teilnehmer hinzufügen“.
- Wählen Sie die Option „Existierende Teilnehmer auswählen“.
- Wählen Sie den betreffenden Teilnehmenden aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Registrieren“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Teilnehmende in eine andere Gruppe wechseln
Wenn Sie möchten, können Sie teilnehmende Personen von eine Gruppe in eine andere wechseln. Diese Option ist z. B. nützlich, wenn Sie möchten, dass eine Person, die in einer Gruppe registriert ist, die bereits das Enddatum erreicht hat, eine Verlängerung erhält, um den Kurs zu vervollständigen. Mit dieser Option können Sie die Person in einer anderen Gruppe anmelden, ohne dass die ursprüngliche Gruppe verlängert werden muss. Diese Option kann auch dann von Interesse sein, wenn Sie z. B. möchten, dass jemand mit anderen Teammitgliedern zusammen spielt.
Voraussetzungen
- Sie sollten über mehr als eine Gruppe für dasselbe Spiel verfügen.
Schritte
- Klicken Sie auf den Reiter „Gruppen“ im linken Seitenmenü des Admin.
- Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, in der die teilnehmende Person registriert ist.
- Wählen Sie den Reiter „Registrierung“.
- Wählen Sie die Person aus, die Sie in eine andere Gruppe wechseln möchten.
- Klicken Sie oben auf die Schaltfläche mit den drei Punkten (neben den Optionen „Verlängern“ und „Registrierung stornieren“).
- Klicken Sie auf die Option „Gruppe wechseln“.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Zielgruppe aus, in die Sie die ausgewählte Person verschieben möchten.
In dem Dropdown-Menü erscheinen nur die Gruppen, in denen das Wechseln erlaubt ist.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gruppe wechseln“.
Prüfen Sie die Pop-up-Meldung unten links, um eine Bestätigungs- oder Fehlermeldung zu erhalten, nachdem der Wechsel vorgenommen wurde.
| ℹ️ Bitte bedenken Sie: Diese Option kann nicht rückgängig gemacht werden. |
| ℹ️ Diese Funktion ist nicht für subventionierte Gruppen erlaubt. |
Verlängerung einzelner Teilnehmende in einer Gruppe
Manchmal kann es vorkommen, dass die Registrierung einer teilnehmenden Person vor dem Enddatum der Gruppe, in der sie eingeschrieben ist, abläuft. Dies liegt an der zeitlichen Begrenzung, die bei der Erstellung der Gruppe im Feld „Maximale Spielzeit pro Teilnehmer (in Wochen)“ unter dem Reiter „Gruppeninformationen“ festgelegt wurde. Sie können die Spielzeit jedoch jederzeit verlängern.
Voraussetzungen
- Sie sollten über registrierte Teilnehmende in einer Gruppe verfügen.
- Die Gruppe muss ein Enddatum haben, das zu einem späteren Zeitpunkt als das Enddatum der individuellen Registrierung Ihres Teilnehmenden liegt.
Schritte
- Klicken Sie auf den Reiter „Gruppen“ im linken Seitenmenü des Admin.
- Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, in der die teilnehmende Person registriert ist.
- Wählen Sie den Reiter „Registrierung“.
- Wählen Sie die Person aus, die Sie verlängern möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verlängern“, die nach der Auswahl der teilnehmenden Person erscheint.
- Klicken Sie auf den Kalender, um die Datumsoptionen anzuzeigen.
- Wählen Sie das Datum, bis zu dem Sie verlängern möchten.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
| ℹ️ Denken Sie daran, dass Sie den Teilnehmenden nicht über das Enddatum der Gruppe hinaus verlängern können. |
| ℹ️ Wenn Ihre Gruppe kein Enddatum hat, können Sie den Teilnehmenden unbegrenzt verlängern (bis zum Ende Ihres Abonnements). In diesem Fall empfehlen wir Ihnen die Option „Automatische Verlängerung“. |
Video – Verlängerung einzelner Teilnehmende in einer Gruppe
Teilnehmerliste zu einer Gruppe hinzufügen
Im Admin können Sie über eine Tabelle mehrere Personen auf einmal registrieren. Dazu füllen Sie die Zellen aus oder kopieren sie aus einem anderen Dokument und fügen sie ein.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Loggen Sie sich im Admin ein.
- Klicken Sie auf den Reiter „Gruppen“ im linken Seitenmenü des Admin.
- Klicken Sie auf die entsprechende Gruppe.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Registrierung“.
- Wählen Sie die blaue Schaltfläche „Teilnehmer hinzufügen“.
- Klicken Sie auf die Option „Teilnehmerliste hochladen“.
- Füllen Sie die Zellen aus oder kopieren und fügen Sie sie aus einem anderen Dokument ein.
- Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben (E-Mail erforderlich), klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmer hinzufügen“, um die Informationen zu speichern.
Registrierung von teilnehmenden Personen über eine CSV-Datei
Mit der Option „CSV hochladen“ können Sie schnell und einfach eine Liste mit einer großen Anzahl von Personen zu einer Gruppe hinzufügen.
Schritte
Um Ihre Teilnehmerliste in diesem Format hochzuladen (empfohlen bei mehr als 100 Teilnehmenden), gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf den Bereich „Gruppen“ im linken Seitenmenü des Admin.
- Wählen Sie die entsprechende Gruppe aus.
- Klicken Sie auf den Reiter „Registrierung“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmer hinzufügen“
- Wählen Sie die Option „CSV hochladen“.
- Laden Sie die Beispiel-CSV (unsere Vorlage) herunter.
- Öffnen Sie die CSV-Datei, die Sie gerade auf Ihrem Computer gespeichert haben.
- Entfernen Sie die Beispiel-User.
- Kopieren oder fügen Sie die Daten in die Tabelle ein und beachten Sie dabei die Spalten der Vorlage. Denken Sie daran, dass das einzige Pflichtfeld die E-Mail-Adresse der Teilnehmenden ist.
- Speichern Sie die Datei unter Beibehaltung des ursprünglichen Dateiformats (CSV).
- Laden Sie die Datei über die Option „CSV hochladen“ auf die Plattform hoch.
- Warten Sie auf die Bestätigungsmeldung, die am Ende des Daten-Uploads erscheint. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, überprüfen Sie das Dokument auf mögliche Fehler.
Video – Registrierung der Teilnehmenden (nur CSV-Option)
Teilnehmende über die Option der Selbstregistrierung einladen
Gamelearn unterstützt Sie dabei, die Registrierung Ihrer Teilnehmenden zu automatisieren. Bei Aktivierung dieser Option wird automatisch ein Registrierungslink zur Gruppe generiert. Sie können diesen Link an Ihre Angestellten weitergeben. Mit diesem Link können sie sich in die von Ihnen erstellte Gruppe registrieren (für das gewünschte Spiel und zum festgelegten Zeitraum).
Voraussetzungen
- Sie sollten über die Option zur Selbstregistrierung verfügen. Wenden Sie sich dazu direkt an Ihren CSM.
Schritte
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gruppen“ im Menü auf der linken Seite.
- Wählen Sie die entsprechende Gruppe aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Registrierung“.
- Wählen Sie die Option „Teilnehmer einladen“.
- Aktivieren Sie die Schaltfläche.
- Geben Sie den Gruppenlink an Ihre Angestellten weiter, die eine E-Mail zur Bestätigung ihrer Registrierung auf der Plattform erhalten.
| Um unerwünschte Registrierungen zu vermeiden, empfehlen wir, gültige Domains für die Selbstregistrierung einzurichten, damit sich nur Ihre Angestellten (mit einer gültigen Unternehmens-E-Mail) in Ihre Gruppe anmelden können. |
Zusätzliche Informationen
Mit der Option der Selbstregistrierung können Sie außerdem eine Obergrenze für die Anzahl der Teilnehmenden pro Gruppe festlegen (optional) und eine Warnung aktivieren, wenn Sie eine bestimmte Anzahl von Registrierungen erreicht haben (optional).
Video – Registrierung der Teilnehmenden (alle Optionen außer CSV)
Registrierung von Teilnehmenden in Gruppen stornieren
Voraussetzungen
Sie sollten über Teilnehmende verfügen, die registriert sind und noch keinen Kurs abgeschlossen haben.
Über die Plattform ist es möglich, Teilnehmende zu löschen oder zu stornieren.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf den Abschnitt „Gruppen“ im linken Seitenmenü des Admin.
- Suchen Sie die Gruppe, in der die Person registriert ist.
- Klicken Sie auf den Abschnitt „Registrierung“ innerhalb der Gruppe.
- Wählen Sie die teilnehmende Person, dessen Registrierung Sie stornieren möchten, indem Sie auf das Kästchen auf der linken Seite klicken.
- Klicken Sie auf die Option „Registrierung stornieren“.
| ℹ️ Denken Sie daran, dass Sie eine abgeschlossene Registrierung nicht stornieren können. |
