Gérer les apprenants dans les groupes

Inscrire des apprenants dans les groupes

Inscrivez des apprenants dans vos groupes afin qu’ils puissent suivre les cours aux dates souhaitées.

Conditions préalables

• Avoir des groupes déjà créés.
• Disposer de places libres ou d’apprenants existants, ou disposer de crédits.

Étapes à suivre

1. Accédez à Admin.
2. Cliquez sur l’onglet « Inscriptions » du groupe dans lequel vous souhaitez inscrire les apprenants. 
3. Cliquez sur l’option d’inscription de votre choix :
   1. Inviter des apprenants
   2. Sélectionnez des apprenants existants
   3. Ajouter une liste d’apprenants
   4. Ajouter un apprenant
   5. Importer CSV 
4. Suivez le processus correspondant à l’option choisie. 
5. Sauvegardez les modifications.

Une fois les apprenants inscrits, vous pouvez actualiser et vérifier que votre liste est complète dans l’onglet « Inscriptions ». 

ℹ️ Remarque : les apprenants inscrits directement dans un groupe (non créés au préalable) ne recevront aucun e-mail avant le début de groupe. Si le groupe a déjà commencé au moment de l’inscription, l’e-mail de début de groupe sera envoyé instantanément.

Inscrire des apprenants individuellement à un groupe

Admin vous offre la possibilité d’ajouter des apprenants individuellement à un groupe. 

Pour ce faire, procédez de la manière suivante : 

1. Accédez à Admin.
2. Rendez-vous dans l’onglet « Groupes » dans le menu de gauche. 
3. Cliquez sur le groupe correspondant. 
4. Accédez à l’onglet « Inscriptions ». 
5. Cliquez sur « Ajouter des apprenants ».
6. Cliquez sur l’option « Ajouter un apprenant ».
7. Remplissez les informations de l’apprenant en question (l’e-mail est un champ obligatoire pour pouvoir réaliser l’inscription).
8. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».

ℹ️ Remarque : les apprenants inscrits directement dans un groupe (non créés au préalable) ne recevront aucun e-mail avant le début de groupe. Si le groupe a déjà commencé au moment de l’inscription, l’e-mail de début de groupe sera envoyé instantanément.

Inscrire des apprenants existants à un groupe

Admin vous offre la possibilité d’ajouter des apprenants existants à un groupe. 

Pour ce faire, procédez de la manière suivante : 

1. Accédez à Admin.
2. Rendez-vous dans l’onglet « Groupes » dans le menu de gauche. 
3. Cliquez sur le groupe correspondant. 
4. Accédez à l’onglet « Inscriptions ». 
5. Cliquez sur « Ajouter des apprenants ».
6. Choisissez l’option « Choisir parmi les apprenants inscrits ».
7. Sélectionnez l’apprenant que vous souhaitez. 
8. Cliquez sur le bouton « Inscrire ».
9. Cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».

Changer des apprenants de groupe

Le cas échéant, vous pouvez changer des apprenants d’un groupe à l’autre. Cette option vous sera utile si, par exemple, vous souhaitez qu’un apprenant inscrit dans un groupe ayant terminé la formation, puisse avoir un délai supplémentaire pour la réaliser. Grâce à cette option, vous pourrez l’inscrire dans un autre groupe, sans avoir besoin de prolonger le groupe initial. Cette option peut également vous intéresser si vous souhaitez que quelqu’un joue avec d’autres coéquipiers, par exemple.

Conditions préalables

• Disposer de plusieurs groupes pour le même jeu.  

Étapes à suivre

1. Rendez-vous dans l’onglet « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin. 
2. Cliquez sur le nom du groupe dans lequel l’apprenant est inscrit. 
3. Accédez à l’onglet « Inscriptions ». 
4. Sélectionnez l’apprenant que vous souhaitez changer de groupe. 
5. Cliquez sur les trois points (en haut, à côté des options « Prolonger » et « Désinscrire »). 
6. Cliquez sur l’option « Changer de groupe ». 
7. Dans le menu déroulant, sélectionnez le groupe vers lequel vous souhaitez déplacer l’apprenant ou les apprenants sélectionnés.

Seuls les groupes dans lesquels la modification est autorisée apparaîtront dans le menu déroulant. 

8. Cliquez sur le bouton « Changer de groupe ». 

Vérifiez si un message de confirmation ou d’erreur apparaît en pop-up en bas à gauche après avoir effectué la modification. 

ℹ️ Souvenez-vous : cette option ne peut pas être annulée

ℹ️ Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les groupes subventionnés.

Prolonger l’inscription d’apprenants individuellement dans un groupe

Il est possible que l’inscription de certains apprenants expire avant la date de fin du groupe dans lequel ils sont inscrits. Cela est dû à la limitation définie lors de la création du groupe, dans le champ « Temps d’accès au cours (en semaines) » disponible dans l’onglet « Informations ». Cependant, vous pouvez prolonger leur accès au jeu à tout moment.  

Conditions préalables

• Avoir des apprenants inscrits dans un groupe. 
• La date de fin du groupe doit être supérieure à la date de fin de l’inscription individuelle de votre apprenant. 

Étapes à suivre

1. Rendez-vous dans l’onglet « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin.
2. Cliquez sur le nom du groupe dans lequel l’apprenant est inscrit. 
3. Accédez à l’onglet « Inscriptions ». 
4. Sélectionnez l’apprenant dont vous souhaitez prolonger l’inscription. 
5. Cliquez sur le bouton « Prolonger » qui apparaîtra après avoir sélectionné l’utilisateur. 
6. Cliquez sur le calendrier pour afficher les options de date. 
7. Choisissez la date limite que vous souhaitez définir. 
8. Sauvegardez les modifications.

ℹ️ Souvenez-vous : vous ne pourrez pas prolonger le temps d’accès au jeu d’un apprenant au-delà de la date de fin du groupe.

ℹ️ Si votre groupe n’a pas de date de fin, vous pouvez prolonger l’inscription de l’apprenant autant que vous le voulez (jusqu’à la fin de votre abonnement). Dans ce cas, nous vous recommandons d’activer l’option « Prolongation automatique ».

Vidéo – Prolonger l’inscription d’apprenants individuellement dans un groupe

Ajouter une liste d’apprenant à un groupe

Dans Admin, vous avez la possibilité d’inscrire plusieurs apprenants en même temps dans un groupe à l’aide d’un tableau en remplissant les cellules ou en faisant un copier-coller depuis un autre document. 

Pour ce faire, procédez de la manière suivante : 

1. Accédez à Admin.
2. Rendez-vous dans l’onglet « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin.
3. Localisez le groupe que vous souhaitez. 
4. Cliquez sur le bouton « Inscriptions ». 
5. Cliquez sur le bouton bleu « Ajouter un apprenant »
6. Cliquez sur l’option « Ajouter une liste d’apprenants ».
7. Remplissez les cellules ou copiez et collez les informations depuis un autre document. 
8. Une fois que vous avez rempli tous les champs (e-mail obligatoire), cliquez sur le bouton « Ajouter un apprenant » pour sauvegarder les informations. 

Inscrire des apprenants à partir d’un CSV

L’option « Importer CSV » vous permet d’ajouter un grand nombre d’apprenants à un groupe de manière simple et rapide. 

Étapes à suivre

Pour télécharger votre liste d’apprenants dans ce format (recommandé pour les listes de plus de 100 apprenants), procédez de la manière suivante : 

1. Cliquez sur la section « Groupes » du menu de gauche d’Admin.
2. Sélectionnez le groupe que vous souhaitez. 
3. Cliquez sur l’onglet « Inscriptions ». 
4. Cliquez sur le bouton « Ajouter un apprenant »
5. Sélectionnez l’option « Importer CSV ».
6. Téléchargez le fichier CSV servant d’exemple (notre modèle).

7. Ouvrez le fichier CSV que vous venez de télécharger sur votre ordinateur.
8. Supprimez les exemples d’utilisateurs.
9. Collez ou copiez les données dans le tableau, en respectant les colonnes du modèle. L’e-mail est le seul champ obligatoire. 
10. Sauvegardez le fichier conformément au format original du modèle (CSV). 
11. Importez le fichier sur la plate-forme à l’aide de l’option « Importer CSV ».
12. Attendez le message de confirmation qui apparaît à la fin du chargement des données. Si un message d’erreur s’affiche, examinez le document pour détecter l’erreur. 

Vidéo – Inscrire des apprenants à partir d’un CSV

Inviter des apprenants grâce aux inscriptions automatiques

Gamelearn vous offre la possibilité d’automatiser l’inscription de vos apprenants. En activant cette option, un lien d’inscription à la plate-forme sera automatiquement généré. Vous pouvez partager ce lien avec vos employés. Toute personne recevant ce lien pourra s’inscrire dans le groupe que vous aurez créé (pour le jeu demandé et aux dates définies). 

Conditions préalables

• Autoriser l’inscription automatique et activer l’option. Pour ce faire, entrez en contact avec votre CSM.

Étapes à suivre

1. Cliquez sur « Groupes » dans le menu de gauche. 
2. Sélectionnez le groupe que vous souhaitez.
3. Cliquez sur le bouton « Inscriptions ».
4. Sélectionnez l’option « Inviter des apprenants ».
5. Activez le bouton. 
6. Partagez le lien du groupe avec vos collaborateurs qui recevront un e-mail pour confirmer leur inscription sur la plate-forme. 

Afin d’éviter les inscriptions indésirables, nous vous recommandons de définir les domaines valides pouvant s’inscrire, afin que seuls vos employés disposant d’un e-mail professionnel puissent s’inscrire dans votre groupe (personne ne pourra le faire si vous n’autorisez pas leur extension d’e-mail).

Informations complémentaires

L’option d’inscription automatique vous permet également de fixer une limite d’apprenants par groupe (facultatif) et d’activer un avertissement lorsque vous atteignez un certain nombre d’inscriptions (facultatif). 

Vidéo – Inscription des apprenants (toutes les options sauf CSV)

Annuler l’inscription d’apprenants dans des groupes

Conditions préalables

Avoir des apprenants dont l’inscription est active, et qui n’ont pas terminé un cours.  

Sur la plate-forme, il est possible de désinscrire un apprenant ou d’annuler son inscription. 

Pour ce faire, procédez de la manière suivante : 

1. Cliquez sur l’onglet « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin. 
2. Localisez le groupe dans lequel l’apprenant est inscrit.
3. Cliquez sur la section « Inscriptions » dans le groupe.
4. Sélectionnez l’apprenant que vous souhaitez désinscrire en cochant la case qui apparaît sur la gauche.
5. Cliquez sur l’option « Désinscrire ». 

ℹ️ Gardez à l’esprit que vous ne pourrez pas annuler une inscription terminée.