Gérer les groupes

Les groupes vous permettent de réunir des apprenants pour qu’ils jouent au même jeu dans une période de temps similaire et rivalisent les uns avec les autres dans le classement du groupe. 

De plus, ils auront la possibilité de voir leur position dans le classement pour améliorer l’engagement et le facteur de compétition. 

Remarque : n’oubliez pas que si un cours est configuré pour « tous les apprenants », un groupe sans date de fin peut être créé automatiquement dès lors qu’un apprenant se connecte pour la première fois au jeu ouvert à tous.

Créer des groupes

Créez des groupes, inscrivez-y vos apprenants et organisez vos cours par dates, thèmes, groupes d’apprenants, etc.

Conditions préalables

• Avoir accès à Admin.
• Avant de commencer à jouer, effectuer le test technique afin de vérifier que tout fonctionne correctement. 
• Vérifier que le jeu associé au groupe est ouvert à tous les apprenants. Pour plus d’informations, consultez cet article. 

Pour créer un groupe, procédez de la manière suivante : 

1. Cliquez sur le bouton « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin. 
2. Cliquez sur le bouton bleu « Créer un groupe ».
3. Remplissez les champs de la section « Informations du groupe ». 

Souvenez-vous de : 

• remplir les champs obligatoires,
• passer en revue les infobulles,
• décider si vous souhaitez envoyer l’e-mail de début du groupe (cette option sera toujours activée par défaut).

4. Cliquez sur « Sauvegarder ».

ℹ️ Conseil : vous pouvez inscrire vos apprenants sur le moment ou fermer l’onglet et effectuer cette action plus tard.

Vidéo – Créer des groupes

Consulter la liste de groupes

Dans Admin, vous pouvez visualiser tous vos groupes inscrits, ce qui vous permettra d’avoir une vision globale du nombre de groupes actifs.

Pour ce faire, procédez de la manière suivante :

1. Cliquez sur le bouton « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin. 
2. Recherchez votre groupe à l’aide des filtres disponibles ou de la barre de recherche.

La colonne « Statut » vous permet d’organiser vos groupes en fonction de cette caractéristique. Voici les différents statuts d’un groupe : 

• Terminé : un groupe dont la formation est maintenant terminée. 
• Actif : un groupe qui n’a pas encore atteint la date de fin prévue et qui est toujours en cours de formation.
• Pas encore commencé : un groupe programmé mais dont la formation n’a pas encore commencé.

Pour naviguer entre les différentes pages de vos groupes, cliquez sur les flèches qui apparaissent en bas à droite de l’écran. 

ℹ️ Souvenez-vous : si vous avez configuré le Campus en mode ouvert (option « Tous les apprenants »), les groupes de chaque jeu seront créés automatiquement chaque fois qu’un apprenant commencera à jouer.

Supprimer un groupe dans Admin

Conditions préalables

Ne pas avoir d’apprenants inscrits dans ce groupe ou ne pas avoir d’inscriptions actives. 

Pour supprimer un groupe, procédez de la manière suivante : 

1. Cliquez sur le bouton « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin. 
2. Localisez le groupe. 
3. Accédez au groupe en cliquant dessus.
4. Cliquez sur le bouton des trois points à droite.
5. Sélectionnez l’option « Supprimer » et confirmez. 

ℹ️️ Souvenez-vous : si vous souhaitez supprimer un groupe avec des apprenants inscrits n’ayant pas encore commencé à jouer, vous devrez d’abord annuler les inscriptions des apprenants.

Modifier les informations d’un groupe

Pour ce faire, procédez de la manière suivante :

1. Cliquez sur « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin. 
2. Cliquez sur le groupe que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur l’onglet « Informations » et modifiez les informations souhaitées (nom, pays, fuseau horaire ou date de fin).
4. Cliquez sur le bouton pour sauvegarder les modifications.

Conseil : chez Gamelearn, nous vous recommandons de choisir un nom qui soit intuitif et bref ; indiquez par exemple le nom de votre entreprise + le jeu + le groupe (1,2,3…) + le mois et l’année de début. Par exemple : [nom de votre entreprise] Pacific G2 février 2019.

Définir des restrictions horaires pour accéder au cours

Dans Admin, vous pouvez configurer une plage horaire durant laquelle les apprenants ne pourront pas jouer. 

Conditions préalables

Avoir créé un groupe pour le cours en question.

Pour ce faire, procédez de la manière suivante :

1. Cliquez sur le bouton « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin. 
2. Cliquez sur l’onglet « Informations ».
3. Déroulez la section « Configuration avancée » (en dessous).
4. Dans la partie « Horaires du cours », déplacez les curseurs pour définir le créneau horaire durant lequel vous souhaitez que vos apprenants jouent. 

(La partie grise reflétera les heures durant lesquelles les apprenants ne pourront pas accéder au jeu)

5. Sauvegardez les modifications.

ℹ️ Conseil : notre expérience nous indique qu’il est préférable que les apprenants aient libre accès au jeu, sans restrictions horaires.

Prolonger un groupe fermé en reportant la date de fin

Prolonger un groupe signifie modifier sa date de fin afin d’accorder aux apprenants un délai supplémentaire pour terminer la formation. Par exemple, la date de fin du groupe est expirée, mais les apprenants n’ont pas terminé le jeu et, par conséquent, vous voulez leur donner plus de temps.

Chaque apprenant disposera de la date de sa première connexion + le nombre de semaines indiqué dans le champ « Temps d’accès au cours (en semaines) » lors de la création du groupe.

Conditions préalables

Disposer de groupes ayant une date de fin établie.

Pour prolonger la date limite d’un groupe, veuillez suivre ces étapes : 

1. Cliquez sur le bouton « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin. 
2. Localisez le groupe dans la liste et cliquez sur le nom du groupe.
3. Rendez-vous dans l’onglet « Informations ».
4. Modifiez le champ « Date de fin ».
5. Sauvegardez les modifications. 

Lorsque la date limite d’un groupe a été modifiée, consultez l’onglet « Inscriptions » pour vérifier les dates de fin au cas par cas. 

ℹ️ Souvenez-vous : cette action affectera aussi le délai dont disposent les apprenants qui n’ont pas commencé à jouer ou qui n’ont pas terminé la formation. La date de fin d’un groupe ne peut en aucun cas être réduite, seulement prolongée.

ℹ️ Remarque : au moment de la prolongation, les apprenants recevront un e-mail les informant de la nouvelle date de fin (si cette option est activée).

Vidéo – Prolonger un groupe fermé en reportant la date de fin

Activer la « prolongation automatique » pour vos apprenants

L’option « prolongation automatique » vous permet de prolonger le temps d’accès au jeu automatiquement et de gagner du temps, puisque la prolongation est effectuée par l’apprenant directement depuis le Campus en cliquant sur le bouton « Prolonger ». Ce bouton apparaît, pour l’apprenant, dans la fiche de cours lorsque le temps d’accès individuel est expiré mais que le groupe est toujours actif. 

Conditions préalables

Disposer de groupes ayant une date de fin établie.

Pour configurer des prolongations automatiques groupe par groupe, procédez de la manière suivante : 

1. Cliquez sur le bouton « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin.
2. Localisez le groupe dans la liste et cliquez sur le nom du groupe.
3. Rendez-vous dans l’onglet « Informations ».
4. Cochez la case « Prolongation automatique » afin que l’apprenant puisse prolonger le temps d’accès au jeu d’une semaine supplémentaire, toujours dans la limite de la date de fin de groupe.

Remarque : La prolongation automatique sera activée par défaut dans les groupes ouverts.

ℹ️ Conseil : informez les apprenants, dans vos communications internes ou à l’aide d’un message personnalisé d’Admin, qu’ils peuvent prolonger leur temps d’accès au jeu gratuitement lorsqu’ils voient le bouton « Prolonger » sur le campus.

Configurer le classement des groupes

Vous pourrez établir le type de classement que vous souhaitez montrer aux apprenants pendant le jeu. Vous pouvez le configurer à un niveau général à partir de votre compte ou au cas par cas pour chaque groupe. 

Général

Pour configurer les paramètres du classement de tous vos groupes, procédez de la manière suivante : 

1. Cliquez sur l’initiale de votre profil qui se trouve en haut à droite.
2. Sélectionnez l’option « Mon compte ».
3. Cliquez sur « Configuration ».
4. Localisez les options disponibles dans « Classement des apprenants ». 
5. Sélectionnez l’option d’affichage qui vous convient le mieux. Les options sont les suivantes :

• Afficher les noms des apprenants : cette option signifie que tous les participants du groupe auront accès à la position des autres dans le jeu, ainsi qu’aux noms et prénoms de chacun. C’est l’option la plus recommandée pour favoriser l’engagement et faire jouer le facteur de concurrence.
• Masquer le nom des apprenants : cette option signifie que les apprenants pourront voir la position dans le jeu des autres participants, mais ils ne pourront pas savoir qui occupe chaque position dans le classement (les données apparaîtront pixélisées).
• Afficher le pseudonyme des apprenants : cette option signifie que les apprenants du groupe verront le classement et les positions de chaque apprenant, mais pas leurs vrais noms, seulement les pseudonymes qu’ils ont choisis.

Spécifique

Établir l’affichage des apprenants dans le classement d’un groupe

Pour définir les paramètres du classement d’un groupe en particulier, procédez de la manière suivante : 

1. Localisez le groupe en cliquant sur le bouton « Groupes » dans le menu de gauche d’Admin.
2. Sélectionnez le groupe en question.
3. Cliquez sur l’onglet « Informations ».
4. Déroulez la section « Configuration avancée » (en dessous).
5. Cliquez sur le menu déroulant « Affichage des apprenants dans les classements ». 
6. Sélectionnez l’option d’affichage qui vous convient le mieux. Les options sont les suivantes :
   • Afficher les noms des apprenants : cette option signifie que tous les participants du groupe auront accès à la position des autres dans le jeu, ainsi qu’aux noms et prénoms de chacun. C’est l’option la plus recommandée pour favoriser l’engagement et faire jouer le facteur de concurrence.
   • Masquer le nom des apprenants : cette option signifie que les apprenants pourront voir la position dans le jeu des autres participants, mais ils ne pourront pas savoir qui occupe chaque position dans le classement (les données apparaîtront pixélisées).
   • Afficher le pseudonyme des apprenants : cette option signifie que les apprenants du groupe verront le classement et les positions de chaque apprenant, mais pas leurs vrais noms, seulement les pseudonymes qu’ils ont choisis.

7. Sauvegardez les modifications. 

ℹ️ Souvenez-vous : dans la progression de chaque groupe dans Admin, vous verrez toujours les vrais noms des apprenants et leurs e-mails.

ℹ️ N’oubliez pas qu’en cas de modification des paramètres du classement pour l’ensemble du compte, celle-ci ne sera effective que dans les nouveaux groupes (pas d’effet rétroactif).